Guida alla contabilità per cassa negli Stati Uniti
Negli Stati Uniti, le imprese private non regolamentate non sono generalmente tenute a tenere un bilancio “GAAP” in base alle leggi federali. L'Agenzia delle Entrate richiede che i libri e i registri contabili riflettono chiaramente il reddito e supportare quanto riportato nella dichiarazione dei redditi. Questa guida spiega chi può utilizzare la contabilità semplice entrate-uscite (cash-basis), come funziona, come i dati confluiscono nelle dichiarazioni dei redditi degli Stati Uniti e come si differenzia dalla contabilità per competenza/GAAP.
Vedi anche: Hub di contabilità degli Stati Uniti - Panoramica dei GAAP: Contabilità statunitense (US GAAP) - Consolidamento: Contabilità di gruppo statunitense (ASC 810/VIE)
Chi può (o deve) utilizzare il metodo di cassa?
Regola empirica del fisco: Utilizzare qualsiasi metodo di contabilizzazione che riflette chiaramente il reddito e applicarlo in modo coerente. Se il vostro metodo non riflette chiaramente il reddito, l'IRS può richiederne uno diverso.
Utilizzatori comuni della contabilità “entrate-uscite” basata sul principio di cassa
- Imprese individuali e SRL unipersonali deposito dello Schema C.
- Molte società di persone, S-corps e C-corps che si qualificano come “piccole imprese” in base al test dei ricavi lordi (indicizzati all'inflazione; ad esempio, ~$31 milioni per gli anni fiscali a partire dal 2025).
- Aziende senza inventario o quelli idonei alle regole semplificate sull'inventario disponibili per i contribuenti delle piccole imprese.
Chi può avere bisogno di una rateizzazione (o di un ibrido)
- Aziende che non soddisfano il test dei ricavi lordi delle piccole imprese e devono utilizzare la competenza per gli acquisti/vendite di magazzino.
- Alcuni settori con metodi statutari (ad esempio, alcune C-corp agricole ai sensi del §447, a meno che non si qualifichino come piccole).
Come funziona il metodo di cassa
Idea centrale
Con il metodo di cassa, in genere registrare il reddito quando lo si riceve e detrarre le spese al momento del pagamento. Mantenere le fatture/ricevute e i rapporti bancari/di lavorazione in modo che i totali siano rintracciabili.
Aspettative minime dell'IRS
- Il vostro metodo deve riflettere chiaramente il reddito ed essere coerente. Le modifiche richiedono in genere il consenso dell'IRS (Modulo 3115).
- Conservare i registri per tutto il tempo in cui possono essere rilevanti per l'amministrazione fiscale (in generale ≥ 3 anni; per i registri fiscali del lavoro ≥ 4 anni).
Categorie tipiche di libri di cassa
- Reddito: contanti, assegni, pagamenti con carta, pagamenti su piattaforma (ad esempio, Stripe/PayPal).
- Spese: materiali/COGS, pagamenti degli appaltatori, affitto, utenze, buste paga, licenze/tasse, ammortamento, chilometraggio, ecc.
- Servizio speciale: Incassi superiori a $10,000 in un'attività commerciale o imprenditoriale richiedono Modulo 8300 all'interno 15 giorni.
Dai libri alla dichiarazione dei redditi: a quali moduli corrispondono?
Ditta individuale / SRL unipersonale (non considerata)
- Prospetto C (modulo 1040): Reddito per cassa → Entrate lorde; spese pagate per categoria Detrazioni. Stima delle imposte tramite Modulo 1040-ES; calcolare l'imposta SE su Programma SE.
Società di persone (LLC con più membri)
- Modulo 1065 riporta i totali; ogni partner riceve un Prospetto K-1.
Società per azioni
- Modulo 1120-S per l'entità; ogni azionista riceve un Prospetto K-1.
Corporazione C
- Modulo 1120 sulla base dei libri contabili aziendali (è ammesso il metodo di cassa, se ammissibile).
Dichiarazioni informative e buste paga - punti salienti federali
- Appaltatori: Problema Modulo 1099-NEC per i servizi ≥ $600 da 31 gennaio; raccogliere W-9; applicare 24% ritenuta d'acconto quando necessario.
- Processori/piattaforme: Riportano i pagamenti su Modulo 1099-K (soglie graduali; è necessario dichiarare tutto il reddito imponibile a prescindere).
- Dipendenti: Trattenere/depositare le imposte sui salari; archiviare Modulo 941 trimestrale, Modulo 940 annualmente, e di fornire/depositare W-2/W-3 da 31 gennaio.
- Incassi consistenti: File Modulo 8300 entro 15 giorni per > $10.000 contanti ricevuti.
- Regola del file elettronico: Se si deposita 10+ in totale, l'e-filing è generalmente obbligatorio.
- Restituzione di informazioni internazionali (casi comuni): 5472 (enti/DE statunitensi di proprietà straniera), 5471 (persone statunitensi con interessi in società estere) e FBAR (FinCEN 114) per i conti esteri qualificati.
Cash-basis vs. accrual/GAAP (rapido confronto)
| Argomento | Base di cassa (entrate-uscite) | Rateizzazione / GAAP |
|---|---|---|
| Riconoscimento | Registrare quando il denaro flussi (ricevuto/pagato). | Registra quando guadagnato/incorso (crediti/debiti). |
| Complessità | Più semplice; meno programmi formali. | Richiede la separazione, i ratei e i risconti, spesso l'inventario e l'ammortamento. |
| Ammissibilità | Spesso disponibili per i “contribuenti di piccole imprese”, comprese le regole semplificate sull'inventario. | È necessario o preferibile per le aziende di grandi dimensioni e ad alto contenuto di inventario e per la rendicontazione a finanziatori/investitori. |
| Soggetti interessati esterni | Ottimo per la semplice conformità e il monitoraggio interno. | Preferito da banche/investitori; consente analisi e verifiche più approfondite. |
Compiti di archiviazione, conservazione, e-filing e restituzione di informazioni
- Conservare i libri e i documenti di origine che confermano tutti reddito e deduzioni; mantenere in generale ≥ 3 anni (registri fiscali dell'occupazione ≥ 4 anni). I documenti elettronici vanno bene se sono completi e accessibili.
- W-9 e ritenuta d'acconto: Richiedere i W-9 ai beneficiari dei pagamenti negli Stati Uniti; in caso di mancanza/invalidità o di istruzioni dell'IRS, effettuare la trattenuta. 24% e riferire.
- Scadenze comuni per la 1099: 1099-NEC al destinatario e all'Agenzia delle Entrate entro 31 gennaio; il destinatario della 1099-MISC entro il 31 gennaio e l'IRS entro la fine di febbraio/marzo (cartaceo/fascicolo).
- Compilazione elettronica quando richiesto: Se avete 10+ le dichiarazioni di informazioni in forma aggregata, è necessario effettuare l'e-file.
FAQ
Un piccolo rivenditore può utilizzare il principio di cassa con l'inventario?
Spesso sì, se si è qualificati come contribuenti di piccole imprese: le regole semplificate sull'inventario possono consentire il trattamento dell'inventario in base al principio di cassa e in conformità alle norme fiscali. Verificate le soglie attuali e i vostri dati.
Come si passa dalla cassa alla competenza (o viceversa)?
I cambiamenti di metodo richiedono tipicamente la presentazione di Modulo 3115 con un adeguamento alla Sezione 481(a). Pianificare i tempi e la documentazione; coordinarsi con il proprio consulente fiscale.
I miei processori hanno inviato una 1099-K: devo comunque dichiarare tutte le entrate?
Sì. Dovete dichiarare tutti i redditi imponibili, indipendentemente dal fatto che riceviate o meno una 1099-K, e riconciliare le dichiarazioni dell'elaboratore con i vostri libri contabili.
Gestiamo i registri di cassa, gestiamo i flussi di lavoro 1099/1099-K e pianifichiamo conversioni di cassa→contabilità di competenza senza problemi. Servizio fornito da Sesch USA LLC, Spokane (WA). Vedere i pacchetti di servizi statunitensi →
Domande frequenti sulla contabilità per cassa negli Stati Uniti e sui rapporti con l'IRS:
ℹ️ Fare clic su una domanda per scoprire la risposta:
Le imprese private statunitensi devono tenere i bilanci GAAP?
Nessuna legge federale richiede generalmente dichiarazioni GAAP per le società non regolamentate e non pubbliche. L'IRS richiede invece libri e registri che riflettano chiaramente le entrate e supportano ciò che viene riportato nelle dichiarazioni. I finanziatori o gli investitori possono comunque richiedere i GAAP. :contentReference[oaicite:38]{index=38}
Chi può utilizzare la contabilità per cassa?
Imprese individuali comunemente lo fanno. Lo possono fare anche le società di persone e di capitali, se si qualificano come contribuenti di piccole imprese in base al test dei ricavi lordi del §448(c) (indicizzato; $31M per gli anni a partire dal 2025). :contentReference[oaicite:39]{index=39}
Devo usare il principio di competenza se tengo un inventario?
Non sempre. Contribuenti di piccole imprese in genere possono utilizzare le regole di cassa e le regole semplificate per l'inventario. Le aziende più grandi possono avere bisogno di una competenza per gli acquisti/vendite di magazzino. :contentReference[oaicite:40]{index=40}
Come si configura la contabilità di cassa nella dichiarazione dei redditi di una ditta individuale?
Il tuo entrate di cassa flusso a Prospetto C, Entrate lorde; il tuo spese pagate flusso a Detrazioni. Conservare i documenti di origine e i sommari (registri/libri). :contentReference[oaicite:41]{index=41}
Cosa deve contenere la mia documentazione per soddisfare l'IRS?
Dettagli sufficienti a dimostrare il reddito e le deduzioniFatture, ricevute, assegni annullati, estratti conto bancari o di lavorazione, registri dei chilometri percorsi, ecc. Conservateli finché possono essere utili per l'amministrazione fiscale. :contentReference[oaicite:42]{index=42}
Per quanto tempo devo conservare i documenti aziendali?
In generale 3 anni (in alcuni casi più a lungo). Mantenere imposta sul lavoro registra almeno 4 anni dopo che l'imposta è dovuta/pagata. Alcune registrazioni di attività/basi dovrebbero essere conservate più a lungo. :contentReference[oaicite:43]{index=43}
Quando devo emettere il modulo 1099-NEC agli appaltatori?
Per $600+ in servizi pagati nell'ambito della propria attività commerciale o imprenditoriale. Fornire e archiviare entro il 31 gennaio. Raccogliere i W-9 e applicare la ritenuta di backup 24% quando richiesto. :contentReference[oaicite:44]{index=44}
E il modulo 1099-K di PayPal, Stripe e così via?
L'IRS è Introduzione graduale di soglie più basse per la rendicontazione della piattaforma: >$5.000 (2024), >$2.500 (2025) e >$600 (2026+). Indipendentemente dai moduli ricevuti, è necessario segnalare tutte le entrate imponibili. :contentReference[oaicite:45]{index=45}
Quali sono le scadenze per la compilazione delle buste paga se ho dei dipendenti?
Modulo 941 trimestrale (scadenza ultimo giorno del mese successivo al trimestre), Modulo 940 annualmente (31 gennaio, o 10 febbraio se i depositi sono tempestivi), e W-2/W-3 depositati presso la SSA e forniti ai dipendenti da 31 gennaio. :contentReference[oaicite:46]{index=46}
I registri elettronici e le app contano come libri validi?
Sì...se sono completi, accurati e accessibili per comprovare la dichiarazione. Ai documenti elettronici si applicano le stesse regole dei documenti cartacei. :contentReference[oaicite:47]{index=47}
Quando devo presentare il modulo 8300 per i grandi incassi?
Se si riceve più di $10.000 in contanti in una transazione (o in transazioni correlate), file Modulo 8300 entro 15 giorni del pagamento che fa scattare la soglia. :contentReference[oaicite:48]{index=48}
Che cos'è la ritenuta d'acconto e quando si applica la 24%?
Ritenuta d'acconto è un piatto 24% Quando il beneficiario non fornisce un codice fiscale corretto o l'IRS gli ordina di effettuare la trattenuta. Si applica a determinati pagamenti, compresi quelli riportati nei moduli 1099. :contentReference[oaicite:49]{index=49}
Quali dichiarazioni informative devono presentare le società di persone e di capitali?
Partenariati file Modulo 1065 e dare ai partner Prospetto K-1. Corpo a S file 1120-S e consegnare i K-1 agli azionisti. Corpo a C file 1120. :contentReference[oaicite:50]{index=50}
Devo compilare elettronicamente le mie 1099 e W-2?
Se avete 10 o più totale delle informazioni restituite in un anno (aggregate tra i vari tipi), in genere è necessario effettuare l'e-file. :contentReference[oaicite:51]{index=51}
In che modo i report delle piattaforme di terze parti influiscono sulla mia contabilità?
Trattate la 1099-K come un aiuto alla riconciliazione, e non i vostri libri contabili. I vostri libri contabili dovrebbero già includere tutte le ricevute dei clienti; utilizzate la 1099-K per controllare i totali e risolvere eventuali differenze di rendicontazione di tasse e lordi. :contentReference[oaicite:52]{index=52}
Posso passare dal regime di competenza a quello di cassa in un secondo momento?
Spesso sì, ma La modifica dei metodi di contabilizzazione richiede generalmente il consenso dell'IRS (Modulo 3115) e le rettifiche della sezione 481(a). :contentReference[oaicite:53]{index=53}
Le ricevute e le scansioni digitali sono accettabili per il fisco?
Sì, se sono accurati, leggibili e accessibili; si applicano gli stessi standard dei documenti cartacei. :contentReference[oaicite:54]{index=54}
Quali sono i documenti relativi all'estero che i miei libri potrebbero richiedere?
Modulo 5472 (società/DE statunitensi di proprietà straniera con transazioni con parti correlate), Modulo 5471 (persone statunitensi con determinate partecipazioni in società estere), e il FBAR (FinCEN 114) per conti esteri > $10.000 aggregati. :contentReference[oaicite:55]{index=55}
Quando devono essere consegnati i W-2 ai dipendenti e al governo?
Entro il 31 gennaio ai dipendenti e depositati presso la SSA (con il modulo W-3) entro il 31 gennaio. :contentReference[oaicite:56]{index=56}
Cosa succede se il mio metodo non riflette chiaramente il reddito?
L'IRS può richiedere un metodo diverso che lo fa, e può apportare modifiche. Utilizzare un metodo coerente e consentito e documentare accuratamente. :contentReference[oaicite:57]{index=57}