U.S. Cash Basis Buchhaltung Leitfaden
In the United States, privately held, non-regulated businesses are generally not required by federal law to keep “GAAP” financial statements. What the IRS requires is that your books and records das Einkommen klar widerspiegeln and support what you report on your tax returns. This guide explains who can use simple income–expense (cash-basis) bookkeeping, how it works, how figures flow into U.S. tax filings, and how it differs from accrual/GAAP.
See also: U.S. Bookkeeping & Accounting Hub · GAAP overview: U.S. Accounting (US GAAP) · Consolidation: U.S. Group Accounting (ASC 810/VIE)
Who may (or must) use the cash method?
IRS-Faustregel: Use any accounting method that spiegelt eindeutig das Einkommen wider and apply it consistently. If your method does not clearly reflect income, the IRS can require a different one.
Common users of cash-basis “income–expense” bookkeeping
- Einzelunternehmer und LLCs mit einem Mitglied Einreichung von Liste C.
- Viele Partnerschaften, S-Corps und C-Corps that qualify as a “small business taxpayer” under the gross-receipts test (inflation-indexed; e.g., ~$31 million for tax years beginning in 2025).
- Unternehmen ohne Inventar or those eligible for simplified inventory rules available to small business taxpayers.
Who may need accrual (or a hybrid)
- Businesses that nicht meet the small-business gross-receipts test and must use accrual for purchases/sales of inventory.
- Certain industries with Gesetzliche Methoden (e.g., some C-corp farming under §447 unless qualifying as small).
How the cash method works
Kernidee
Bei der Cash-Methode müssen Sie im Allgemeinen Einnahmen bei Erhalt erfassen und Ausgaben bei Zahlung abziehen. Maintain invoices/receipts and bank/processor reports so totals are traceable.
Minimum IRS expectations
- Your method must clearly reflect income and be consistent. Changes typically require IRS consent (Formular 3115).
- Keep records as long as they may be material for tax administration (generally ≥ 3 years; for employment tax records ≥ 4 years).
Typical cash-books categories
- Einkommen: cash, checks, card payments, platform payouts (e.g., Stripe/PayPal).
- Ausgaben: materials/COGS, contractor payments, rent, utilities, payroll, licenses/taxes, depreciation, mileage, etc.
- Special reporting: Bareinnahmen über $10,000 in einem Gewerbe oder Geschäft benötigen Formular 8300 innerhalb 15 Tage.
Von Büchern bis zur Steuererklärung: Welche Formulare bekommen was?
Einzelunternehmer / Ein-Mann-LLC (ohne Berücksichtigung)
- Anlage C (Formular 1040): Cash-basis income → Bruttoeinnahmen; bezahlte Ausgaben nach Kategorie → Abzüge. Estimate taxes via Formular 1040-ES; compute SE tax on Zeitplan SE.
Partnerschaft (LLC mit mehreren Mitgliedern)
- Formular 1065 reports the totals; each partner receives a Formular K-1.
S Aktiengesellschaft
- Formular 1120-S für das Unternehmen; jeder Aktionär erhält eine Formular K-1.
C Aktiengesellschaft
- Formular 1120 based on corporate books (cash method allowed if eligible).
Information returns & payroll — federal highlights
- Bauunternehmer: Ausgabe Formular 1099-NEC für Dienstleistungen ≥ $600 von 31. Januar; collect W-9; anwenden 24% Sicherungseinbehalt when required.
- Processors/platforms: They report payouts on Formular 1099-K (phased thresholds; you must report all taxable income regardless).
- Mitarbeiter: Withhold/deposit payroll taxes; file Formular 941 vierteljährlich, Formular 940 jährlich, und liefern/archivieren W-2/W-3 von 31. Januar.
- Große Bareinnahmen: Datei Formular 8300 within 15 days for > $10,000 cash received.
- E-file rule: Wenn Sie einreichen 10+ information returns in total, e-filing is generally mandatory.
- International info returns (common cases): 5472 (foreign-owned U.S. corps/DEs), 5471 (U.S. persons w/ foreign-corp interests), and FBAR (FinCEN 114) for qualifying foreign accounts.
Cash-basis vs. accrual/GAAP (quick comparison)
| Thema | Cash-basis (income–expense) | Accrual / GAAP |
|---|---|---|
| Recognition | Record when money fließt (received/paid). | Record when earned/incurred (receivables/payables). |
| Komplexität | Simpler; fewer formal schedules. | Requires cut-off, accruals/deferrals, often inventory & depreciation. |
| Eligibility | Often available to “small business taxpayers,” including simplified inventory rules. | Required or preferred for larger/inventory-heavy businesses and for lender/investor reporting. |
| Externe Interessengruppen | Good for simple compliance and internal tracking. | Preferred by banks/investors; enables deeper analysis & audits. |
Recordkeeping, retention, e-filing & information-return duties
- Keep books & source docs die das belegen alle income and deductions; retain generally ≥ 3 years (employment tax records ≥ 4 years). Electronic records are fine if complete and accessible.
- W-9s & Steuerrückerstattung: Request W-9s from U.S. payees; if missing/invalid or instructed by IRS, withhold 24% and report.
- Common 1099 deadlines: 1099-NEC an Empfänger und IRS bis 31. Januar; 1099-MISC recipient by Jan 31 and IRS by late Feb/Mar (paper/e-file).
- E-Akte, wenn erforderlich: Wenn Sie eine 10+ information returns in aggregate, you must e-file.
FAQ
Can a small retailer use cash-basis with inventory?
Often yes, if you qualify as a small business taxpayer—simplified inventory rules may allow cash-basis with tax-compliant inventory treatment. Check current thresholds and your facts.
How do I switch from cash to accrual (or vice versa)?
Method changes typically require filing Formular 3115 with a Section 481(a) adjustment. Plan timing and documentation; coordinate with your tax advisor.
My processors sent a 1099-K—do I still report all income?
Yes. You must report all taxable income, whether or not you receive a 1099-K, and reconcile processor statements to your books.
We run cash-basis ledgers, handle 1099/1099-K workflows, and plan smooth cash→accrual conversions. Service provided by Sesch USA LLC, Spokane (WA). See U.S. service packages →
Häufig gestellte Fragen zur U.S. Cash Basis Buchhaltung und IRS Reporting:
ℹ️ Klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort zu sehen:
Müssen Unternehmen in Privatbesitz in den USA ihre Jahresabschlüsse nach GAAP erstellen?
Für nicht regulierte, nicht börsennotierte Unternehmen gibt es kein Bundesgesetz, das allgemein GAAP-Abschlüsse vorschreibt. Der IRS verlangt stattdessen Bücher und Aufzeichnungen, die das Einkommen klar widerspiegeln und unterstützen, was in den Berichten steht. Kreditgeber oder Investoren können immer noch GAAP verlangen. :contentReference[oaicite:38]{index=38}
Wer kann eine Einnahmen-Ausgaben-Buchführung auf Cash-Basis verwenden?
Einzelunternehmer in der Regel tun. Personen- und Kapitalgesellschaften können dies ebenfalls tun, wenn sie die Voraussetzungen für Steuerzahler für kleine Unternehmen im Rahmen des §448(c) Bruttoeinnahmen-Tests (indexiert; $31M für Jahre, die im Jahr 2025 beginnen). :contentReference[oaicite:39]{index=39}
Muss ich die Periodenabgrenzung verwenden, wenn ich Inventar führe?
Nicht immer. Steuerzahler für kleine Unternehmen können im Allgemeinen Bargeld und vereinfachte Bestandsregeln verwenden. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise die Periodenabgrenzung für Käufe/Verkäufe von Vorräten. :contentReference[oaicite:40]{index=40}
Wie werden die Kassenbücher der Steuererklärung eines Einzelunternehmers zugeordnet?
Ihr Bareinnahmen fließen zu Liste C, Bruttoeinnahmen; Ihr bezahlte Ausgaben fließen zu Abzüge. Bewahren Sie Quelldokumente und Zusammenfassungen (Register/Ledger) auf. :contentReference[oaicite:41]{index=41}
Was müssen meine Unterlagen enthalten, um die IRS zu überzeugen?
Ausreichende Details zum Nachweis von Einkommen und AbzügenRechnungen, Quittungen, stornierte Schecks, Bank- und Kontoauszüge, Kilometerprotokolle, usw. Bewahren Sie sie auf, solange sie für die Steuerverwaltung von Bedeutung sein können. :contentReference[oaicite:42]{index=42}
Wie lange sollte ich Geschäftsunterlagen aufbewahren?
Im Allgemeinen 3 Jahre (in manchen Fällen länger). Behalten Sie Lohnsteuer Datensätze mindestens 4 Jahre nachdem die Steuer fällig/bezahlt ist. Einige Vermögensgegenstände/Basisaufzeichnungen sollten länger aufbewahrt werden. :contentReference[oaicite:43]{index=43}
Wann muss ich das Formular 1099-NEC an Auftragnehmer ausstellen?
Für $600+ in Dienstleistungen, die im Rahmen Ihres Gewerbes oder Ihrer Geschäftstätigkeit erbracht werden. Einreichung und Ablage bis zum 31. Januar. Sammeln Sie W-9s und wenden Sie bei Bedarf die 24% Quellensteuer an. :contentReference[oaicite:44]{index=44}
Was ist mit dem Formular 1099-K von PayPal, Stripe usw.?
Die IRS ist schrittweise Einführung niedrigerer Schwellenwerte für die Plattformberichterstattung: >$5.000 (2024), >$2.500 (2025), und >$600 (2026+). Unabhängig von den erhaltenen Formularen müssen Sie alle steuerpflichtigen Einnahmen melden. :contentReference[oaicite:45]{index=45}
Welche Fristen gelten für die Einreichung der Gehaltsabrechnung, wenn ich Angestellte habe?
Formular 941 vierteljährlich (fällig am letzten Tag des Monats nach dem Quartal), Formular 940 jährlich (31. Januar bzw. 10. Februar bei rechtzeitiger Einzahlung), und W-2/W-3 die bei der SSA eingereicht und den Arbeitnehmern von 31. Januar. :contentReference[oaicite:46]{index=46}
Zählen elektronische Aufzeichnungen und Apps als gültige Bücher?
Ja-wenn sie vollständig, genau und zugänglich sind um die Rückgabe zu belegen. Für elektronische Aufzeichnungen gelten die gleichen Regeln wie für Papier. :contentReference[oaicite:47]{index=47}
Wann muss ich das Formular 8300 für große Bareinnahmen einreichen?
Wenn Sie erhalten mehr als $10.000 in bar in einer Transaktion (oder verbundenen Transaktionen), Datei Formular 8300 innerhalb von 15 Tagen der Zahlung, die den Schwellenwert auslöst. :contentReference[oaicite:48]{index=48}
Was ist ein Steuerrückbehalt und wann ist er 24%?
Sicherungseinbehalt ist eine Wohnung 24% einbehalten, wenn ein Zahlungsempfänger keine korrekte TIN angibt oder der IRS Sie anweist, die Steuer einzubehalten. Sie gilt für bestimmte Zahlungen, einschließlich derer, die auf 1099-Formularen gemeldet werden. :contentReference[oaicite:49]{index=49}
Welche Steuererklärungen müssen Personen- und Kapitalgesellschaften einreichen?
Partnerschaften Datei Formular 1065 und Partner geben Formular K-1. S-Korps Datei 1120-S und geben Aktionären K-1s. C-Korps Datei 1120. :contentReference[oaicite:50]{index=50}
Muss ich meine 1099s und W-2s elektronisch einreichen?
Wenn Sie eine 10 oder mehr Gesamtbetrag der Steuererklärungen in einem Jahr (über alle Arten hinweg aggregiert), müssen Sie in der Regel elektronisch einreichen. :contentReference[oaicite:51]{index=51}
Wie wirken sich die Berichte von Drittanbieter-Plattformen auf meine Buchhaltung aus?
Behandeln Sie das 1099-K wie eine Versöhnungshilfe, nicht Ihre Bücher. Ihre Bücher sollten bereits alle Kundenbelege enthalten; verwenden Sie die 1099-K, um die Summen zu überprüfen und eventuelle Differenzen bei den Gebühren/Bruttobergrenzen zu klären. :contentReference[oaicite:52]{index=52}
Kann ich später von Periodenabgrenzung zu Bargeld wechseln?
Oft ja, aber eine Änderung der Rechnungslegungsmethoden erfordert in der Regel die Zustimmung des IRS (Formular 3115) und Anpassungen gemäß Abschnitt 481(a). :contentReference[oaicite:53]{index=53}
Sind digitale Quittungen und Scans für die IRS akzeptabel?
Ja, wenn sie korrekt, lesbar und zugänglich sind; es gelten die gleichen Standards wie für Papierunterlagen. :contentReference[oaicite:54]{index=54}
Welche auslandsbezogenen Anmeldungen könnten meine Bücher auslösen?
Formular 5472 (in ausländischem Besitz befindliche U.S.-Unternehmen/DEs mit Transaktionen mit verbundenen Parteien), Formular 5471 (U.S.-Personen mit bestimmten Beteiligungen an ausländischen Unternehmen), und die FBAR (FinCEN 114) für ausländische Konten > $10.000 Gesamtbetrag. :contentReference[oaicite:55]{index=55}
Wann sind W-2s für Arbeitnehmer und die Regierung fällig?
Bis zum 31. Januar an die Arbeitnehmer zu übermitteln und bis zum 31. Januar bei der SSA (mit dem Formular W-3) einzureichen. :contentReference[oaicite:56]{index=56}
Was passiert, wenn meine Methode das Einkommen nicht eindeutig widerspiegelt?
Der IRS kann erfordern eine andere Methode, die das tut, und können Anpassungen vornehmen. Verwenden Sie eine konsistente, zulässige Methode und dokumentieren Sie diese sorgfältig. :contentReference[oaicite:57]{index=57}