Leitfaden für deutsche Buchhaltung und Rechnungswesen

Rechnungslegungsleitfaden Deutschland Leitfaden für die deutsche Buchhaltung

Leitfaden für die deutsche Buchhaltung

German Accounting Guide (HGB Annual Financial Statements) – Size Classes, Deadlines, Workflow

German Accounting Guide (HGB Annual Financial Statements)

In diesem Leitfaden wird erläutert, wer in Deutschland einen Jahresabschluss erstellen muss, wie die Größenkriterien des HGB funktionieren, welche Verpflichtungen für die jeweilige Größe gelten, was der Abschluss enthält, welche Fristen einzuhalten sind und wie Sie den HGB-Abschluss aus der Buchhaltung entwickeln können.

Es wurde für Gründer, Finanzvorstände, Wirtschaftsprüfer und Berater geschrieben, die einen klaren, handlungsorientierten Überblick benötigen, der sich an der Praxis des deutschen Handelsgesetzbuchs (HGB) orientiert.

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Wer muss in Deutschland einen Jahresabschluss erstellen?

Händler (Kaufleute)

Alle Kaufleute sind nach dem HGB verpflichtet, Bücher zu führen und eine jährliche Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Dies gilt für die meisten gewerblichen Unternehmen mit laufendem Geschäftsbetrieb.

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, etc.)

Unternehmen haben erweiterte Pflichten: einen Anhang und - je nach Größe - eine Prüfung und einen Lagebericht sowie eine Veröffentlichung.

Personengesellschaften nach § 264a HGB

Personengesellschaften ohne eine natürliche Person mit unbeschränkter Haftung (z.B. die meisten GmbH & Co. KG) werden in Bezug auf Buchführung, Prüfung und Veröffentlichung wie Kapitalgesellschaften behandelt.

Befreiung für Kleingewerbetreibende (§ 241a HGB)

Einzelkaufleute können von der doppelten Buchführung und dem HGB-Jahresabschluss befreit werden, wenn sie in zwei aufeinander folgenden Jahren unter den gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen bleiben.

HGB-Größenklassen und wie sie funktionieren

Schwellenwerte und die 2-von-3-Regel

Unternehmen werden auf der Grundlage der Bilanzsumme, der Einnahmen und der durchschnittlichen Anzahl der Mitarbeiter als klein, klein, mittel oder groß eingestuft. Wenn ein Unternehmen mindestens zwei der drei Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Jahren erfüllt, gilt diese Größe auch für das nächste Jahr.

Tipp: If you expect to cross a threshold, plan audit timing, staffing, and disclosure processes early to avoid filing delays.
Größe Bilanzsumme Umsätze (12 Monate) Mitarbeiter
Micro ≤ €450,000 ≤ €900,000 ≤ 10
Klein ≤ 7,5 Millionen € ≤ 15 Millionen € ≤ 50
Medium ≤ 25 Millionen € ≤ 50 Millionen € ≤ 250
Groß > eine beliebige mittlere Schwelle > eine beliebige mittlere Schwelle > 250

Warum die Größenklasse wichtig ist

Die Größenklasse bestimmt, ob Sie geprüft werden müssen, was Sie veröffentlichen müssen und wie umfangreich Ihr Anhang und Ihr Lagebericht sein müssen. Kleinere Unternehmen genießen Erleichterungen, während für größere Unternehmen strengere Anforderungen gelten.

Verpflichtungen nach Umfang (Einzelkonten)

Micro

  • Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung; Darstellung von Kleinstunternehmen und Offenlegungserleichterungen.
  • Kein Lagebericht; keine Abschlussprüfung.
  • Gekürzte Ablage erlaubt.

Klein

  • Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anmerkungen (Anhang).
  • Kein Lagebericht; keine Abschlussprüfung.
  • Gekürzte Einreichung (z.B. keine GuV in der öffentlichen Einreichung).

Medium

  • Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht.
  • Gesetzliche Prüfung erforderlich.
  • Einige Kürzungen sind bei der Veröffentlichung für mittlere Unternehmen zulässig.

Groß

  • Vollständiger Anhang und Lagebericht.
  • Gesetzliche Prüfung erforderlich.
  • Vollständige Veröffentlichungspflicht (vorbehaltlich der zulässigen Formate).

Anmerkung zu § 264a HGB Personengesellschaften

Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG folgen den gleichen größenabhängigen Verpflichtungen wie Kapitalgesellschaften.

Was die Jahresabschlüsse enthalten

Alle Kaufleute

  • Bilanz strukturiert nach dem HGB-Schema (z.B. § 266 HGB).
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in Stabform, indem Sie entweder die Gesamtkostenverfahren oder die Umsatzkostenverfahren (z.B. § 275 HGB).

Unternehmen

  • Anmerkungen (Anhang): Rechnungslegungsgrundsätze und Pflichtangaben.
  • Bericht der Geschäftsführung (Lagebericht): für mittlere und große Unternehmen erforderlich.

Fristen: Vorbereitung, Prüfung, Veröffentlichung

Vorbereitung

  • Mittlere und große Konzerne: innerhalb der ersten drei Monate des neuen Haushaltsjahres vorbereiten.
  • Kleine Unternehmen: bis zu sechs Monate, wenn dies mit dem normalen Geschäftsbetrieb vereinbar ist.
  • Allgemeine Kaufleute: innerhalb eines Zeitraums, der mit einem ordentlichen Geschäftsbetrieb vereinbar ist.

Audit

Gesetzliche Prüfungen gelten für mittlere und große Kapitalgesellschaften (und § 264a-Personengesellschaften) und müssen so geplant werden, dass die Genehmigungs- und Einreichungsfristen eingehalten werden können.

Veröffentlichung

  • Die meisten Unternehmen: innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Bundesanzeiger einreichen.
  • Kapitalmarktorientierte Unternehmen: innerhalb von vier Monaten.

Von der Buchhaltung zum HGB-Jahresabschluss: ein praktischer Arbeitsablauf

1) Schließen Sie die Bücher und das Inventar

  • Sicherstellung einer GoB-konformen Buchhaltung; Durchführung des Jahresabschlusses inventur und kompilieren Sie die inventarisieren.
  • Stimmen Sie die Nebenbücher (AR/AP, Anlagevermögen, Lohnbuchhaltung, Bank) ab und sperren Sie Buchungsperioden.

2) Cut-off & Abgrenzungen

  • Beitrag Rechnungsabgrenzungsposten (aktive/passive Rechnungsabgrenzungsposten) und sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten für die Periodenzuordnung.
  • Review revenue cut-off, WIP/POC where applicable, and events after the reporting date.

3) Bewertung und Messung

  • Wenden Sie die Grundsätze des HGB an (Unternehmensfortführung, Vorsicht, Imparität, Realisation, Einzelbewertung, Stetigkeit).
  • Prüfen Sie das Anlagevermögen auf Wertminderung; wenden Sie die Regeln für historische Kosten und Abschreibung an; wenden Sie das Niederstwertprinzip auf Vorräte/Umlaufvermögen an.

4) Rückstellungen

  • Bilden Sie Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und belastende Verträge; dokumentieren Sie Annahmen und Schätzungen.

5) Steuern und latente Steuern

  • Berechnen Sie die laufenden Ertrags- und Gewerbesteuern; setzen Sie, falls erforderlich, latente Steuern an.

6) Aussagen zusammenstellen

  • Erstellen Sie die Bilanz und die GuV unter Verwendung der vorgeschriebenen HGB-Formate (Gesamtkosten oder Umsatzkosten).

7) Anhang & Lagebericht

  • Entwerfen Sie den Anhang (Richtlinien, Fälligkeitsanalysen, verbundene Parteien, falls erforderlich, usw.).
  • Für mittlere/große Unternehmen erstellen Sie den Lagebericht (Geschäftsverlauf, Lage, Risiken/Chancen).

8) Prüfung & Genehmigung

  • Koordinieren Sie die Abschlussprüfung, schließen Sie sie ab, holen Sie Genehmigungen ein und klären Sie Feststellungen in Management Letters.

9) Datei mit Bundesanzeiger

  • Reichen Sie das Dokument innerhalb der Frist ein und verwenden Sie dabei gegebenenfalls Kürzungen, die sich auf die Größe beziehen.

FAQ: HGB annual financial statements

Does a GmbH have to prepare HGB annuals and be audited?
A GmbH must prepare HGB annuals. Whether an audit is required depends on the size class; medium and large entities are audited.
Can a corporation use cash-basis accounting (EÜR)?
No. EÜR is not available to corporations; it’s for freelancers and small traders not obliged to keep books under HGB/AO.
Where do I file my annuals?
With the Bundesanzeiger, observing the applicable size-based abridgements and deadlines.
What triggers a change in size class?
Meeting at least two of the three thresholds (balance sheet total, revenues, employees) for two consecutive years.

Häufig gestellte Fragen zur deutschen Buchhaltung:

ℹ️ Klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort zu sehen:

➕ Wer ist gesetzlich verpflichtet, einen HGB-Jahresabschluss zu erstellen?

Alle Händler (Kaufleute), Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), und Personengesellschaften ohne natürliche Person mit unbeschränkter Haftung (z.B., GmbH & Co. KG) müssen Jahresabschlüsse erstellen. Kleine Einzelkaufleute können nach § 241a HGB befreit werden.

➕ Was sind die HGB-Größenklassen und Schwellenwerte?

Mikro, klein, mittel, groß-basiert auf Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeitern. Typische Schwellenwerte: Mikro ≤ €450k/€900k/10; Klein ≤ €7,5m/€15m/50; Mittel ≤ €25m/€50m/250; Groß darüber.

➕ Wie funktioniert die “2-von-3”-Regel für die Größenklassifizierung?

Wenn ein Unternehmen mindestens die zwei der drei Kriterien für eine Größenklasse in zwei aufeinanderfolgende Jahre, gilt diese Klasse für das folgende Haushaltsjahr.

➕ Welche Angaben sind für alle Kaufleute nach HGB verpflichtend?

Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem HGB-Verfahren (Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren).

➕ Wann sind ein Anhang und ein Lagebericht erforderlich?

Anmerkungen sind für Kapitalgesellschaften erforderlich (mit Erleichterungen für Kleinst- und Kleinunternehmen). A Lagebericht ist erforderlich für mittel und groß Einheiten.

➕ Wer braucht eine Abschlussprüfung nach HGB?

Mittel und groß Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften nach § 264a HGB müssen eine Abschlussprüfung durchführen. Klein und Mikro Unternehmen werden in der Regel nicht per Gesetz geprüft.

➕ Welches sind die Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses?

Mittel/groß: innerhalb 3 Monate zum Jahresende. Klein: bis zu 6 Monate wenn dies mit einem geordneten Geschäftsbetrieb vereinbar ist. Andere Händler: innerhalb einer angemessenen, ordnungsgemäßen Frist.

➕ Wann müssen Jahresabschlüsse in Deutschland veröffentlicht (hinterlegt) werden?

Die meisten Unternehmen müssen bei der Bundesanzeiger innerhalb 12 Monate nach dem Bilanzstichtag; kapitalmarktorientierte Unternehmen typischerweise innerhalb von 4 Monate.

➕ Welche Veröffentlichungserleichterungen gibt es für kleine und kleinste Unternehmen?

Micro und klein Entitäten können verwenden Gekürzte Einreichung (z.B. keine Gewinn- und Verlustrechnung in der öffentlichen Akte; verkürzte Bilanz; eingeschränkter Anhang), vorbehaltlich bestimmter Regeln.

➕ Wie wähle ich zwischen dem Gesamtkostenverfahren und dem Umsatzkostenverfahren in der GuV?

Gesamtkosten (Gesamtkostenverfahren) gruppiert nach Ausgabenart; Umsatzkosten (Umsatzkostenverfahren) gruppiert nach Funktionen (COGS, Vertrieb, Verwaltung). Wählen Sie das Format, das Ihren Betrieb am besten widerspiegelt und die Konsistenz von Jahr zu Jahr gewährleistet.

➕ Welche Bewertungsgrundsätze gelten bei der Erstellung eines HGB-Abschlusses?

Zu den wichtigsten Grundsätzen des HGB gehören fortbestehendes Unternehmen, Klugheit, Unparteilichkeit, Realisation, Einzelbewertung, und Konsistenz. Die Bewertung erfolgt in der Regel zu historischen Kosten mit angemessener Abschreibung und Wertminderung.

➕ Was sind RAPs und warum sind sie zum Jahresende (Cut-off) wichtig?

Rechnungsabgrenzungsposten sind aktive Rechnungsabgrenzungsposten und Rechnungsabgrenzungsposten Sicherstellung der korrekten Periodenzuordnung (z.B. im Voraus gezahlte Versicherungen, vor der Leistung eingezogene Einnahmen).

➕ Welche Rückstellungen sind typisch für das HGB?

Bestimmungen für ungewisse Verbindlichkeiten (z.B. Garantien, Rechtsstreitigkeiten), belastende Verträge, Urlaub, Boni, und Verpflichtungen zur Restaurierung sind üblich - dokumentieren Sie die Schätzgrundlage.

➕ Sind latente Steuern in Einzelabschlüssen nach HGB erforderlich?

Latente Steuern werden angesetzt, wenn temporäre Differenzen bestehen und die Ansatzkriterien erfüllt sind. Sie können sich aus unterschiedlichen Wertansätzen zwischen HGB und Steuern ergeben (z.B. Abschreibungen, Rückstellungen).

➕ Was passiert, wenn unser Steuerjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht?

HGB erlaubt jeder 12-Monats-Zeitraum wie das Haushaltsjahr. Wenden Sie dieselben Größenkriterien und Fristen in Bezug auf das von Ihnen gewählte Jahresende an.

➕ Benötigen wir sowohl einen konsolidierten (Konzern-)Abschluss als auch einen Einzelabschluss nach HGB?

Gruppen benötigen möglicherweise konsolidierte Abschlüsse wenn die Bedingungen für Kontrolle und Größe erfüllt sind. Kleine Gruppen können sich für Ausnahmen qualifizieren. Die Konsolidierung ist getrennt von den Verpflichtungen der einzelnen Unternehmen.

➕ Was sind typische Strafen für eine verspätete Veröffentlichung (Einreichung) in Deutschland?

Verspätete oder fehlende Einreichungen können zu Aufträge und Geldbußen durch das Bundesamt für Justiz. Die rechtzeitige Einreichung und die Verwendung verkürzter Optionen (sofern zulässig) mindern das Risiko.

➕ In welcher Sprache und Währung sollte der HGB-Abschluss erstellt und hinterlegt werden?

Der HGB-Abschluss wird in der Regel in Deutsch und in EUR. Fremdwährungsposten müssen nach den Regeln des HGB mit den entsprechenden Kursen umgerechnet werden (Transaktionsdatum oder Stichtagskurs, je nach Posten).

➕ Wie gehen wir mit einer Änderung der Größenklasse von Jahr zu Jahr um (z.B. von klein zu mittel)?

Änderungen der Größenklassen werden in der Regel nach Erreichen der Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgende Jahre. Planen Sie vorausschauend für neue Anforderungen (z.B. Audit, Lagebericht) im folgenden Jahr.

➕ Welche praktischen Schritte setzen die Buchhaltung effizient in HGB-Jahresabschlüsse um?

Verwenden Sie eine Checkliste: Hauptbücher abschließen, durchführen Inventar, Post RAPs, bewerben Bewertungsregeln, erkennen Bestimmungen, berechnen Steuern/latente Steuern, kompilieren Bilanz & Gewinn- und Verlustrechnung, Entwurf Notizen/Lagebericht, vollständig Prüfung (falls erforderlich), und Datei pünktlich.