Guide de la comptabilité de caisse aux États-Unis

Aux États-Unis, les entreprises privées non réglementées ne sont généralement pas tenues par la loi fédérale de tenir des états financiers conformes aux “GAAP”. L'IRS exige que vos livres et registres reflètent clairement les revenus et étayer ce que vous déclarez dans votre déclaration d'impôt. Ce guide explique qui peut utiliser la comptabilité simple des revenus et des dépenses (comptabilité de caisse), comment elle fonctionne, comment les chiffres sont intégrés dans les déclarations fiscales américaines et en quoi elle diffère de la comptabilité d'exercice/GAAP.

Voir aussi Centre américain de comptabilité et de tenue de livres - Vue d'ensemble des GAAP : Comptabilité américaine (US GAAP) - Consolidation : Comptabilité de groupe aux États-Unis (ASC 810/VIE)

Qui peut (ou doit) utiliser la méthode de caisse ?

Règle empirique de l'IRS : Utiliser toute méthode comptable qui reflète clairement les revenus et l'appliquer de manière cohérente. Si votre méthode ne reflète pas clairement le revenu, l'IRS peut en exiger une autre.

Utilisateurs courants de la comptabilité de caisse (recettes et dépenses)

Propriétaires uniques et SARL à un seul membre le dépôt de l'annexe C.
Nombreuses sociétés de personnes, sociétés S et sociétés C qui sont considérées comme des “petites entreprises” selon le critère des recettes brutes (indexées sur l'inflation ; par exemple, ~$31 millions pour les exercices fiscaux commençant en 2025).
Entreprises sans stock ou ceux qui peuvent bénéficier des règles d'inventaire simplifiées applicables aux petites entreprises.

Qui peut avoir besoin de la comptabilité d'exercice (ou d'un système hybride) ?

Les entreprises qui ne pas satisfont au critère des recettes brutes des petites entreprises et doivent utiliser la comptabilité d'exercice pour les achats/ventes de stocks.
Certaines industries avec méthodes statutaires (par exemple, certaines entreprises agricoles de type C au titre de l'article 447, à moins qu'elles ne soient considérées comme de petites entreprises).

Fonctionnement de la méthode de comptabilité de caisse

Idée maîtresse

Dans le cadre de la méthode de comptabilité de caisse, vous devez généralement enregistrer les revenus lorsqu'ils sont perçus et déduire les dépenses lorsqu'elles sont payées. Tenir à jour les factures/reçus et les rapports bancaires/de traitement afin que les totaux soient traçables.

Attentes minimales de l'IRS

Votre méthode doit clairement refléter les revenus et être cohérent. Les modifications nécessitent généralement l'accord de l'IRS (Formulaire 3115).
Conserver les documents aussi longtemps qu'ils peuvent être utiles à l'administration fiscale (en général ≥ 3 ans; pour les relevés de taxe sur l'emploi ≥ 4 ans).

Catégories typiques de livres de caisse

Revenu : espèces, chèques, paiements par carte, paiements par plateforme (par exemple, Stripe/PayPal).
Dépenses : matériaux/COGS, paiements aux entrepreneurs, loyers, services publics, salaires, licences/taxes, dépréciation, kilométrage, etc.
Reportage spécial : Encaissements supérieurs à $10,000 dans le cadre d'un commerce ou d'une entreprise Formulaire 8300 à l'intérieur 15 jours.

Des livres à la déclaration d'impôts au fisc : quels formulaires pour quoi faire ?

Propriétaire unique / SARL unipersonnelle (non prise en compte)

Annexe C (formulaire 1040) : Revenus de la comptabilité de caisse → Recettes brutes; dépenses payées par catégorie → Déductions. Estimation des taxes via Formulaire 1040-ES; calculer l'impôt SE sur Calendrier SE.

Société de personnes (SARL à plusieurs membres)

Formulaire 1065 communique les totaux ; chaque partenaire reçoit un Annexe K-1.

Société S

Formulaire 1120-S pour l'entité ; chaque actionnaire reçoit un Annexe K-1.

Société C

Formulaire 1120 sur la base des livres comptables de l'entreprise (la méthode de la comptabilité de caisse est autorisée si elle est éligible).

Déclarations d'information et paie - points forts fédéraux

Entrepreneurs : Enjeu Formulaire 1099-NEC pour les services ≥ $600 par 31 janvier; collecter W-9; s'appliquent 24% retenue à la source le cas échéant.
Processeurs/plateformes : Ils déclarent les paiements sur Formulaire 1099-K (seuils progressifs ; vous devez déclarer tous les revenus imposables, quels qu'ils soient).
Employés : Retenir/déposer les impôts sur les salaires ; déposer Formulaire 941 trimestrielle, Formulaire 940 chaque année, et fournir/déposer W-2/W-3 par 31 janvier.
Importantes rentrées de fonds : Fichier Formulaire 8300 dans un délai de 15 jours pour > $10 000 euros en espèces.
Règle du dossier électronique : Si vous déposez 10+ au total, le dépôt électronique est généralement obligatoire.
Retour d'informations internationales (cas courants) : 5472 (corps/DE américains détenus par des étrangers), 5471 (personnes américaines ayant des intérêts dans des sociétés étrangères), et FBAR (FinCEN 114) pour les comptes étrangers éligibles.

Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice/GAAP (comparaison rapide)

Sujet	Comptabilité de caisse (produits - charges)	Comptabilité d'exercice / GAAP
Reconnaissance	Enregistrer la date à laquelle l'argent flux (reçu/payé).	Enregistrer quand acquis/incurvé (créances/dettes).
Complexité	Plus simple ; moins de calendriers formels.	Nécessite la coupure, la régularisation, souvent l'inventaire et l'amortissement.
Éligibilité	Souvent disponibles pour les “petites entreprises”, y compris des règles simplifiées en matière d'inventaire.	Nécessaire ou préférable pour les entreprises de grande taille ou à forte intensité d'inventaire et pour les rapports destinés aux prêteurs/investisseurs.
Parties prenantes externes	Bon pour une simple mise en conformité et un suivi interne.	Préféré par les banques/investisseurs ; permet une analyse et des audits plus approfondis.

Tenue de registres, conservation, dépôt électronique et obligations de restitution d'informations

Conserver les livres et les documents de base qui justifient tous revenus et déductions ; conserver de manière générale ≥ 3 ans (dossiers d'impôt sur l'emploi ≥ 4 ans). Les dossiers électroniques sont acceptables s'ils sont complets et accessibles.
W-9 et retenue à la source : Demander les formulaires W-9 aux bénéficiaires américains ; en cas d'absence ou d'invalidité, ou sur instruction de l'IRS, effectuer la retenue à la source. 24% et le rapport.
Délais courants pour les 1099 : 1099-NEC au destinataire et à l'IRS pour le 31 janvier; 1099-MISC au plus tard le 31 janvier pour le destinataire et fin février/mars pour l'IRS (papier/fichier électronique).
Dépôt électronique le cas échéant : Si vous avez 10+ Pour les déclarations d'informations globales, vous devez effectuer une télédéclaration.

FAQ

Un petit détaillant peut-il utiliser la méthode de la comptabilité de caisse pour ses stocks ?

Souvent oui, si vous êtes un contribuable de petite entreprise - les règles simplifiées en matière d'inventaire peuvent permettre un traitement de l'inventaire sur une base de trésorerie et dans le respect de la législation fiscale. Vérifiez les seuils actuels et votre situation.

Comment passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice (ou inversement) ?

Les changements de méthode nécessitent généralement le dépôt d'une demande Formulaire 3115 avec un ajustement au titre de l'article 481(a). Planifiez le calendrier et la documentation ; coordonnez avec votre conseiller fiscal.

Mon entreprise de traitement a envoyé un formulaire 1099-K. Dois-je toujours déclarer l'ensemble de mes revenus ?

Oui. Vous devez déclarer tous les revenus imposables, que vous receviez ou non un formulaire 1099-K, et rapprocher les relevés des processeurs de vos livres comptables.

Vous avez besoin d'aide pour mettre en place une comptabilité de caisse ou pour passer aux GAAP ?

Nous gérons les grands livres de caisse, nous nous occupons des flux de travail 1099/1099-K et nous planifions des conversions harmonieuses entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Service fourni par Sesch USA LLC, Spokane (WA). Voir les paquets de services américains →

Questions fréquemment posées sur la comptabilité de caisse aux États-Unis et les déclarations à l'IRS :

ℹ️ Cliquez sur une question pour connaître la réponse :

➕ Les entreprises privées américaines doivent-elles tenir des états financiers conformes aux GAAP ?

Aucune loi fédérale n'exige généralement que les sociétés non réglementées et non cotées en bourse présentent des états financiers conformes aux GAAP. L'IRS exige plutôt des livres et des registres qui reflètent clairement les revenus et étayent ce qui est indiqué dans les rapports. Les prêteurs ou les investisseurs peuvent toujours exiger les GAAP. :contentReference[oaicite:38]{index=38}

➕ Qui peut utiliser la comptabilité des revenus et des dépenses selon la méthode de la comptabilité de caisse ?

Propriétaires uniques Le plus souvent, c'est le cas. Les sociétés de personnes et les sociétés de capitaux le peuvent également, si elles remplissent les conditions suivantes contribuables des petites entreprises en vertu du §448(c) gross-receipts test (indexé ; $31M pour les années commençant en 2025). :contentReference[oaicite:39]{index=39}

➕ Dois-je utiliser la comptabilité d'exercice si je tiens des stocks ?

Pas toujours. Contribuables des petites entreprises peuvent généralement utiliser la comptabilité de caisse et les règles d'inventaire simplifiées. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'une comptabilité d'exercice pour les achats/ventes de stocks. :contentReference[oaicite:40]{index=40}

➕ Comment les livres de caisse s'intègrent-ils dans la déclaration d'un entrepreneur individuel ?

Votre les encaissements flux vers Annexe C, Recettes brutes; votre dépenses payées flux vers Déductions. Conservez les documents sources et les résumés (registres). :contentReference[oaicite:41]{index=41}

➕ Que doivent contenir mes documents pour satisfaire l'IRS ?

Suffisamment de détails pour prouver les revenus et les déductionsles factures, les reçus, les chèques annulés, les relevés bancaires, les relevés kilométriques, etc. Conservez-les tant qu'ils peuvent être utiles à l'administration fiscale. :contentReference[oaicite:42]{index=42}

➕ Combien de temps dois-je conserver les documents commerciaux ?

En général 3 ans (plus longtemps dans certains cas). Garder taxe sur l'emploi enregistre au moins 4 ans après que l'impôt est dû/payé. Certains registres d'actifs/de base doivent être conservés plus longtemps. :contentReference[oaicite:43]{index=43}

➕ Quand dois-je délivrer le formulaire 1099-NEC aux entrepreneurs ?

Pour $600+ en services payés dans le cadre de votre activité professionnelle. Fournir et déposer le dossier avant le 31 janvier. Collecter les W-9 et appliquer la retenue de réserve 24% si nécessaire. :contentReference[oaicite:44]{index=44}

➕ Qu'en est-il du formulaire 1099-K de PayPal, Stripe, etc.

L'IRS est introduction progressive des seuils inférieurs pour les rapports sur les plates-formes : >$5,000 (2024), >$2,500 (2025), et >$600 (2026+). Quels que soient les formulaires reçus, vous devez déclarer toutes les recettes imposables. :contentReference[oaicite:45]{index=45}

➕ Quelles sont les dates limites de dépôt des fiches de paie si j'ai des employés ?

Formulaire 941 trimestrielle (échéance le dernier jour du mois suivant le trimestre), Formulaire 940 chaque année (le 31 janvier ou le 10 février si les dépôts sont effectués dans les délais), et W-2/W-3 déposés auprès de la SSA et fournis aux employés par 31 janvier. :contentReference[oaicite:46]{index=46}

➕ Les documents électroniques et les applications sont-ils considérés comme des livres valables ?

Oui-si elles sont complètes, exactes et accessibles pour justifier la déclaration. Les règles applicables aux documents électroniques sont les mêmes que celles applicables aux documents papier. :contentReference[oaicite:47]{index=47}

➕ Quand dois-je remplir le formulaire 8300 pour les encaissements importants ?

Si vous recevez plus de $10 000 en espèces dans une transaction (ou des transactions liées), le fichier Formulaire 8300 dans les 15 jours du paiement qui déclenche le seuil. :contentReference[oaicite:48]{index=48}

➕ Qu'est-ce que la retenue à la source et quand s'agit-il de 24% ?

Retenue à la source est un plat 24% La retenue à la source s'applique lorsqu'un bénéficiaire ne fournit pas un NIF correct ou que l'IRS vous demande de procéder à une retenue à la source. Elle s'applique à certains paiements, y compris ceux qui doivent être déclarés sur les formulaires 1099. :contentReference[oaicite:49]{index=49}

➕ Quelles sont les déclarations de renseignements que les sociétés de personnes et les sociétés de capitaux doivent remplir ?

Partenariats fichier Formulaire 1065 et donner aux partenaires Annexe K-1. Corps en S fichier 1120-S et donner à l'actionnaire des K-1. C-corps fichier 1120. :contentReference[oaicite:50]{index=50}

➕ Dois-je télédéclarer mes 1099 et W-2 ?

Si vous avez 10 ou plus Si vous n'êtes pas en mesure d'obtenir le nombre total de déclarations d'informations au cours d'une année (pour tous les types de déclarations), vous devez généralement faire une déclaration électronique. :contentReference[oaicite:51]{index=51}

➕ Comment les rapports des plateformes tierces affectent-ils ma comptabilité ?

Traiter le 1099-K comme un aide à la réconciliation, et non dans vos livres. Vos livres devraient déjà inclure tous les reçus des clients ; utilisez le 1099-K pour vérifier les totaux et résoudre toute différence entre les frais et la déclaration brute. :contentReference[oaicite:52]{index=52}

➕ Puis-je passer ultérieurement de la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse ?

Souvent oui, mais le changement de méthodes comptables nécessite généralement l'accord de l'IRS (formulaire 3115) et les ajustements au titre de l'article 481(a). :contentReference[oaicite:53]{index=53}

➕ Les reçus numériques et les scans sont-ils acceptés par l'IRS ?

Oui, s'ils sont exacts, lisibles et accessibles ; les mêmes normes s'appliquent que pour les documents papier. :contentReference[oaicite:54]{index=54}

➕ Quelles sont les déclarations liées à l'étranger que mes livres pourraient déclencher ?

Formulaire 5472 (sociétés/DE américaines détenues par des étrangers avec des transactions entre parties liées), Formulaire 5471 (personnes américaines détenant certains intérêts dans des sociétés étrangères), et la FBAR (FinCEN 114) pour les comptes étrangers > $10.000 agrégés. :contentReference[oaicite:55]{index=55}

➕ Quand les salariés et le gouvernement doivent-ils recevoir le formulaire W-2 ?

Avant le 31 janvier aux employés et déposés auprès de la SSA (avec le formulaire W-3) avant le 31 janvier. :contentReference[oaicite:56]{index=56}

➕ Que se passe-t-il si ma méthode ne reflète pas clairement les revenus ?

L'IRS peut exiger une méthode différente qui le fait, et peut procéder à des ajustements. Utilisez une méthode cohérente et admissible et documentez-la soigneusement. :contentReference[oaicite:57]{index=57}

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