Beschäftigungsszenario Deutschland–USA
Deutscher Arbeitgeber – Arbeitnehmer in den USA.
Ein deutscher Arbeitgeber mit einem in den Vereinigten Staaten tätigen Arbeitnehmer kann US-Lohnabrechnungs-, Bundeszuschuss- und Bundestaats-Einbeziehungs-, Sozialversicherungs- und Arbeitgebersteuerverpflichtungen begründen, selbst wenn der Arbeitsvertrag und die Gehaltsabrechnung in Deutschland verbleiben. Die Tätigkeiten des Arbeitnehmers können für das deutsche Unternehmen zudem zu einem Problem hinsichtlich einer US-Geschäftstätigkeit (Trade or Business) oder einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) führen.
Übersicht
In den Vereinigten Staaten erbrachte Arbeitsleistungen können auf beiden Seiten Verpflichtungen gegenüber den USA begründen.
Wenn ein Arbeitnehmer physisch Dienstleistungen in den Vereinigten Staaten erbringt, können US-amerikanische Bundes- und bundesstaatliche Vorschriften gelten, obwohl der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat und das Gehalt weiterhin über die deutsche Gehaltsabrechnung gezahlt wird.
Die Analyse sollte die persönliche Einkommensteuerposition des Arbeitnehmers von den Lohn-, Sozialversicherungs- und Unternehmenssteuerverpflichtungen des Arbeitgebers trennen. Diese Themen sind oft miteinander verknüpft und sollten gemeinsam überprüft werden.
Deuerliche Sichtweise
Das deutsche TaxRep-Gegenstück konzentriert sich auf die deutsche Entgeltfortzahlung, deutsche Entsende- oder Ausreisefragen und das Zusammenspiel mit den US-amerikanischen Lohn- und Sozialversicherungsvorschriften.
Lohnabrechnung und Quellensteuer in den USA
Eine deutsche Gehaltsabrechnung ersetzt nicht automatisch die steuerlichen und rechtlichen Verpflichtungen der US-Gehaltsabrechnung
Lohnsteuerabzug des Bundes
Die Vergütung für in den Vereinigten Staaten erbrachte Dienstleistungen kann, abhängig vom Status des Arbeitnehmers und den Verpflichtungen des Arbeitgebers in den USA, zu US-Bundessteuerabzügen und Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen.
Staatsgehalt
Die Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer und die Registrierung als Arbeitgeber können sich unabhängig von den Bundesvorschriften ergeben und müssen für den Arbeitsort des Arbeitnehmers geprüft werden.
Schattengehaltsabrechnung
Bei grenzüberschreitenden Entsendungen kann ein Schatten-Gehälter-Prozess (Shadow-Payroll-Prozess) eingesetzt werden, um die deutsche Gehaltsabrechnung beizubehalten und gleichzeitig die US-Steuer- und Meldepflichten zu berechnen.
Exposition auf Arbeitgeberebene
Die US-Aktivitäten des Mitarbeiters können steuerliche Risiken für das deutsche Unternehmen begründen.
Reguläre US-Geschäftstätigkeit
Laufende Tätigkeiten des Arbeitnehmers in den Vereinigten Staaten können eine Prüfung erforderlich machen, ob das deutsche Unternehmen dort eine gewerbliche Tätigkeit (Trade or Business) ausübt.
US-Handel oder -GeschäftAbkommensrechtliche Betriebsstätte
Büronutzung, feste Geschäftssitze und die Befugnisse des Arbeitnehmers können beeinflussen, ob das Abkommen den deutschen Arbeitgeber vor US-Unternehmensbesteuerung schützt.
US-amerikanische BetriebsstätteAuftraggeber
Vertriebs-, Verhandlungs- und Vertragsabschlussbefugnisse können das steuerliche Risiko auf Arbeitgeberebene in den Vereinigten Staaten erheblich erhöhen.
Exposition durch abhängige AgentenSteuerlicher Bezugspunkt
Ein Arbeitnehmer, der aus einem bestimmten Bundesstaat arbeitet, kann unabhängig vom föderalen Abkommensschutz steuerliche Konsequenzen hinsichtlich der Lohn- und Einkommensteuer oder anderer steuerlicher Anknüpfungspunkte (Nexus) in diesem Bundesstaat begründen.
Steuerlicher Anknüpfungspunkt auf BundesstaatsebeneArbeitgeber-Arbeitnehmer-Checkliste
Informationen, die vor Beginn der Arbeit in den USA eingeholt werden müssen
Abtretungsvertrag
Dauer des Einsatzes, Arbeitsort, beschäftigendes Unternehmen, Vergütung und erwartete Rückkehr nach Deutschland.
Einwanderungs- und steuerlicher Status
Klären Sie Visum, Green Card und den voraussichtlichen steuerlichen Wohnsitz in den USA, bevor die Gehaltsabrechnung eingerichtet wird.
Arbeitsort angeben
Identifizieren Sie jeden Staat, in dem der Arbeitnehmer physisch Dienstleistungen erbringt, und erfassen Sie die Arbeitstage.
Befugnis und Funktion
Dokumentieren Sie, ob der Mitarbeiter Personal führt, Verträge aushandelt, Vereinbarungen unterzeichnet oder das deutsche Unternehmen nach außen vertritt.
Sozialversicherungsschutz
Bestimmen Sie, ob der deutsche oder der US-amerikanische Versicherungsschutz gilt, und beschaffen Sie sich gegebenenfalls die entsprechende Bescheinigung.
Gehaltsabrechnungsprozess
Entscheiden Sie, ob eine lokale US-Gehaltsabrechnung, eine Shadow Payroll oder ein anderes konformes Verfahren erforderlich ist.
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