Deutschland-USA-Entsendungsszenario
Deutscher Auftrag an die Vereinigten Staaten
Eine Entsendung durch einen deutschen Arbeitgeber in die Vereinigten Staaten kann steuer- und sozialrechtliche Verpflichtungen hinsichtlich Lohn- und Einkommensteuer sowie der Sozialversicherung auf US-Bundes- und bundesstaatlicher Ebene begründen, selbst wenn der Arbeitnehmer weiterhin über die deutsche Gehaltsabrechnung bezahlt wird. Die Entsendung sollte im Vorfeld so strukturiert werden, dass Aufenthaltsstatus, steuerlicher Wohnsitz in den USA, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Sozialversicherung und arbeitgeberseitige Risiken aufeinander abgestimmt sind.
Übersicht
Ein temporärer US-Einsatz ist nicht dasselbe wie eine permanente Versetzung
Der Arbeitnehmer kann bei der deutschen Gesellschaft beschäftigt bleiben, während er für einen festgelegten Zeitraum physisch in den Vereinigten Staaten arbeitet. Das hindert die US-amerikanischen Bundes- oder bundesstaatlichen Steuer-, Lohn- und Meldepflichten nicht daran, Anwendung zu finden.
Die Struktur des Einsatzes sollte dem tatsächlichen Arbeitsort, der voraussichtlichen Dauer, der Beteiligung des Gastunternehmens, dem Gehaltsabrechnungsprozess und der sozialversicherungsrechtlichen Position entsprechen. Diese Faktoren beeinflussen auch die steuerliche Belastung des Arbeitgebers in den USA hinsichtlich der Unternehmensteuern.
Deuerliche Sichtweise
Der deutsche TaxRep-Gegenpart konzentriert sich auf die deutsche Wegzug- und Entsendebesteuerung, die fortlaufende deutsche Lohnabrechnung sowie das Zusammenspiel mit den US-Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften.
Aufgabenstruktur
Die Abtretungsvereinbarung sollte das beabsichtigte US-Steuer- und Lohnabrechnungsmodell widerspiegeln
Deutscher Heimarbeitgeber
Das deutsche Unternehmen kann der rechtliche Arbeitgeber bleiben, während der Arbeitnehmer Dienstleistungen in den Vereinigten Staaten erbringt. Dauer, Aufgaben, Berichtswege und Kostenzuweisung sollten klar dokumentiert werden.
US-Gastgeberunternehmen
Wenn ein US-Konzernunternehmen den Arbeitnehmer beaufsichtigt oder die Beschäftigungskosten trägt, können sich die Analyse von Gehaltsabrechnungen, Verrechnungspreisen und Arbeitgebersteuern ändern.
Voraussichtliche Rückkehr nach Deutschland
Eine definierte vorübergehende Entsendung und die erwartete Rückkehr können für die Sozialversicherung und die Aufenthaltsplanung relevant sein, aber das steuerliche Ergebnis hängt dennoch von den tatsächlichen Gegebenheiten ab.
US-Lohn- und Einkommensteuer
Die deutsche Entgeltabrechnung kann fortgeführt werden, während US-Entgeltabrechnungsverpflichtungen hinzukommen
Lohnsteuerabzug des Bundes
Die Vergütung für in den Vereinigten Staaten erbrachte Leistungen kann während des Einsatzes bundesstaatliche Lohnsteuerabzugs- und Meldepflichten begründen.
Staatsgehalt
Einbehaltene staatliche Einkommensteuer und Arbeitgeberregistrierung müssen für den oder die Bundesstaaten, in denen der Arbeitnehmer arbeitet, separat überprüft werden.
Schattengehaltsabrechnung
Ein Shadow-Payroll-Prozess kann die deutsche Gehaltsabrechnung beibehalten und gleichzeitig die in den USA steuerpflichtige Vergütung, den Steuereinbehalt sowie die lokale Berichterstattung berechnen.
Steuerausgleich oder Steuerschutz
Richtlinien des Arbeitgebers sollten fiktive Steuern, tatsächliche Steuern, Erstattungen, Entsendezulagen und die Frage regeln, wer die Differenzen zwischen deutscher und US-amerikanischer Steuer trägt.
Checkliste für Aufgaben
Zu klärende Punkte, bevor der Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten die Arbeit aufnimmt
Abgabetermine
Dokumentstartdatum, voraussichtliches Enddatum, Rückgabeplan und Verlängerungsmechanismen.
Einwanderung und US-Steuerstatus
Visastatus, Green-Card-Position und den voraussichtlichen Beginn der US-Steueransässigkeit vor der Einführung der Gehaltsabrechnung klären.
Arbeitsort angeben
Identifizieren Sie alle Bundesstaaten, in denen Dienstleistungen erbracht werden, und erfassen Sie die Arbeitstage während des gesamten Auftrags.
Beschäftigungs- und Kostenstruktur
Identifizieren Sie den rechtlichen Arbeitgeber, das Einsatzunternehmen, die Verrechnungsvereinbarungen und wer das Gehalt und die Entsendeleistungen trägt.
Sozialversicherungsnachweis
Bestimmen Sie, ob der deutsche oder der US-amerikanische Versicherungsschutz gilt, und beschaffen Sie sich gegebenenfalls die entsprechende Bescheinigung.
Vorteile der Abtretung
Dokumentieren Sie Wohnen, Umzug, Reisen, Beschulung, Steuerberatung und eventuelle Steuerausgleichsvereinbarungen.
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