USA-Deutschland-Entsendungsszenario
US-Verdienstkreuz für Deutschland / US-Versetzung nach Deutschland
Eine vorübergehende Entsendung von einem US-Arbeitgeber nach Deutschland kann deutsche Lohnsteuer-, Gehaltsabrechnungs- und Sozialversicherungspflichten begründen, selbst wenn der Arbeitnehmer weiterhin über die US-Gehaltsabrechnung bezahlt wird. Die Entsendung sollte vor ihrem Beginn so strukturiert werden, dass steuerlicher Wohnsitz, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Sozialversicherung und Risiken auf Arbeitgeberebene von Anfang an aufeinander abgestimmt sind.
Übersicht
Eine temporäre Abordnung ist nicht dasselbe wie eine dauerhafte Versetzung.
Der Arbeitnehmer kann für einen definierten Zeitraum physisch in Deutschland arbeiten und dabei vertraglich beim US-Unternehmen angestellt bleiben. Dies schließt nicht aus, dass deutsche Steuer-, Lohn- oder Sozialversicherungsvorschriften Anwendung finden.
Die Kernaufgabe besteht darin, die rechtliche Einsatzstruktur an das tatsächliche Arbeitsmuster, die voraussichtliche Dauer, die Sozialversicherungspflicht und den Gehaltsabrechnungsprozess anzugleichen. Wenn diese Elemente voneinander abweichen, entstehen im Laufe des Einsatzes häufig Compliance-Probleme.
Deuerliche Sichtweise
Das deutsche TaxRep-Gegenstück konzentriert sich auf die steuerlichen, lohnbuchhalterischen, aufenthaltsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen für nach Deutschland entsandte Arbeitnehmer.
Aufgabenstruktur
Die Abtretungsvereinbarung sollte das beabsichtigte Steuer- und Gehaltsabrechnungsmodell widerspiegeln.
Der Arbeitgeber im Heimatland verbleibt in den USA.
Das US-amerikanische Unternehmen kann der rechtliche Arbeitgeber bleiben, während der Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet. Die Vereinbarung sollte die Dauer, die Aufgaben, die Berichtswege und den Ort, an dem die Beschäftigungskosten getragen werden, dokumentieren.
Deutsches Hosting-Unternehmen
Wenn ein deutsches Konzernunternehmen den Arbeitnehmer beaufsichtigt oder die Beschäftigungskosten trägt, können sich die Lohn- und Betriebsstättenanalyse ändern.
Voraussichtliche Rückkehr in die USA.
Eine definierte befristete Entsendung und eine erwartete Rückkehr können für die Sozialversicherung und die praktische Wohnsitzplanung von Bedeutung sein, aber die steuerlichen Folgen hängen dennoch von den tatsächlichen Gegebenheiten ab.
Lohn- und Einkommensteuer
Die US-Gehaltsabrechnung kann fortgesetzt werden, während die deutsche Steuerberichterstattung hinzugefügt wird.
Lohnsteuer
Vergütungen für in Deutschland erbrachte Dienstleistungen können deutsche Einkommensteuer- und Lohnsteuerpflichten begründen, selbst wenn das Gehalt aus den Vereinigten Staaten gezahlt wird.
Schattengehaltsabrechnung
Ein Shadow-Payroll-Prozess kann die US-Gehälter aufrechterhalten und gleichzeitig die in Deutschland steuerpflichtige Vergütung, den Steuereinbehalt und die lokale Meldepflicht berechnen.
Steuerausgleich oder Steuerschutz
Richtlinien des Arbeitgebers sollten festlegen, wie fiktive Steuern, tatsächliche Steuern, Erstattungen und zusätzliche Steuerschulden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden.
Leistungen und Zulagen
Unterbringung, Umzugskosten, Schulgeld, Reisekosten, Boni und andere Entsendungsleistungen können in den USA und in Deutschland unterschiedlich steuerlich behandelt werden.
Checkliste für Aufgaben
Dinge, die vor Arbeitsbeginn des Mitarbeiters in Deutschland geklärt werden müssen
Abgabetermine
Dokumentstartdatum, voraussichtliches Enddatum, geplante Rückkehr und mögliche Verlängerungsmechanismen.
Beschäftigungs- und Kostenstruktur
Identifizieren Sie den rechtlichen Arbeitgeber, das Einsatzunternehmen (Host Entity), die Weiterbelastungsvereinbarungen (Recharge Arrangements) und wer das Gehalt und die Leistungen trägt.
Arbeitsort und Aufgaben
Definieren Sie, wo der Arbeitnehmer arbeiten wird, ob Homeoffice gestattet ist und ob der Arbeitnehmer Verträge verhandeln oder abschließen kann.
Gehaltsmodell
Wählen Sie vor der ersten deutschen Abrechnungsperiode ausschließlich die US-Gehaltsabrechnung, die deutsche Gehaltsabrechnung, eine Shadow Payroll oder eine andere konforme Regelung.
Sozialversicherungsnachweis
Bestimmen Sie das anwendbare System und beschaffen Sie die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften, sofern das bilaterale Abkommen Anwendung findet.
Zuweisungsrichtlinie
Dokumentieren Sie den Steuerausgleich, Freibeträge, Umzugskostenbeihilfen, Unterbringung, Reisekosten und die vom Arbeitgeber bezahlte Steuerberatung.
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